Das Ersatzteilgeschäft zählt in vielen Unternehmen zu den besonders profitablen Bereichen – oftmals sogar profitabler als der Verkauf von Neuwaren. Doch gerade im Ersatzteilpricing zeigen sich immer wieder Schwachstellen, die nicht selten den wirtschaftlichen Erfolg gefährden. Ineffiziente Prozesse, fehlerhafte Basis Daten und aufwendige Excel Tapeten sind nur einige der Herausforderungen, mit denen Pricing-Manager tagtäglich konfrontiert werden. Ersatzteilpricing hat nicht zuletzt deswegen mehr Aufmerksamkeit verdient. Es lohnt sich folgend auf die typischen Probleme zu Blicken und praxisnahe Auswege aufzuzeigen, durch jene Unternehmen des Maschinen und Anlagenbaus ihre Pricing-Prozesse nachhaltig optimieren können.
Herausforderungen aus Sicht eines Ersatzteilpricing Managers
1. Kleine Teams mit riesigen Datenmengen
Ein wesentlicher Engpass im Ersatzteilpricing liegt in der Personalstruktur. Häufig sind es kleine, oft überlastete Teams oder gar einzelne Fachkräfte, die für hunderttausende von Artikeln verantwortlich sind. Diese immense Datenmenge wird häufig noch in einfachen Excel-Tabellen verwaltet. Zwar ist Excel ein flexibles Werkzeug, doch bei der Bearbeitung solcher Datenmengen zeigt sich schnell seine Limitation: Die manuelle Pflege und Aktualisierung ist nicht nur extrem zeitaufwändig, sondern birgt auch ein hohes Fehlerrisiko. Ich habe in der Praxis nur allzu oft erlebt, dass ein Großteil der Zeit mit Feuer löschen und repetitiven Aufgaben belegt ist, zu lasten der Preisqualität.
2. Schlechte Datenqualität als Bremsklotz
Die Basis jeder fundierten Preisentscheidung sind präzise und aktuelle Daten. Leider ist dies im Ersatzteilpricing oft nicht der Fall. Unvollständige oder fehlerhafte Kostendaten – bedingt durch unzuverlässige ERP-Systeme oder notwendige manuelle Korrekturen – führen dazu, dass einzelne Preise auf Basis falscher Input Daten entstehen, gerade beim Cost Plus Pricing.
Diese Ungenauigkeiten wirken sich unmittelbar auf den Gewinn aus und können sich schnell zu signifikanten ungenutzten Margen aufsummieren. Fast noch Schlimmer dabei ist das Risiko, sein Preis Image zu ruinieren, wenn die Inkonsistenzen auch Fokusteile betreffen. Ein weiteres Problem ist der enorme Zeitaufwand, der in die manuelle Datenpflege investiert wird, was wertvolle Kapazitäten bindet, die zur Preispflege bei wichtigen Teilen eingesetzt werden könnte.
Die mangelnde Datenqualität wirkt somit wie ein Bremsklotz und verhindert, dass das volle Potenzial des Ersatzteilpricings ausgeschöpft wird.
3. Eingeschränkte Pricing-Methoden und fehlende Markttransparenz
Viele Unternehmen setzen nach wie vor auf das traditionelle Cost-Plus-Pricing. Das ist zum einen gut, weil es eine solide Basis bildet und dafür sorgt, dass mindestens immer die Kosten gedeckt sind. In der Praxis zeigt sich jedoch oft, dass die Methode bei Inkonsistenzen an Ihre Grenzen stößt. Ein Beispiel: Erhalten einzelne Teile einer Produkfamilie deutlich günstigere Kosten, z.B. durch Skaleneffekte oder besonders gute EInkaufskonditionen, so werden Margenpotenziale verschenkt, da die statischen Mark-Ups des Cost Plus Pricings dies nicht ausgebügelt bekommen.
Insbesondere in Segmenten, in denen Ersatzteile eine kritische Funktion einnehmen, wäre eine differenzierte Herangehensweise sinnvoll, um den Wert und die Einzigartigkeit bestimmter Produkte angemessen abzubilden. Es bedarf an dieser Stelle neben dem Cost-Plus Pricing ein wertbasierte Methoden, die in der Lage sind Preise unabhängig der Kosten auf Basis des wahrgenommenen Wertes aus Kundensicht zu bilden. Nur dann können Preise, die in sich konsistent zueinander sind, ermittelt werden. Mit Excel stößt man hier bereits schnell an Grenzen. In der Praxis werden solche Inkonsistenzen oft mit großem Aufwand händisch korrigiert.
4. Fehlende Preishistorie und Dokumentation
Aus den genannten Problemen entsteht häufig ein weiteres, wichtiges Problem. Wenn Preise im Zeitverlauf geändert werden, ist es schwer Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Zu oft habe ich erlebt, dass Pricing Manager kaum nachvollziehen konnten, auf welchen Annahmen basierend Preise in der Vergangenheit angepasst wurden. Eine nachvollziehbare Dokumentation in Form von Excelpreislisten zu pflegen ist bei der Anzahl an Artikeln und Preisen im Grunde ein hoffnungsloses Unterfangen.
Die genannten Herausforderungen können aber alle gelöst werden. Im folgenden beschreibe ich, wie es besser gehen kann und wie sich daraus automatisch Gewinnpotenziale heben lassen.
Erfolgsfaktoren für ein effektives Ersatzteilpricing
1. Datenstruktur als Grundlage für fundierte Pricing-Entscheidungen
Der erste Schritt zu einem effizienten Pricing liegt in der Schaffung einer einheitlichen und robusten Datenstruktur. Zunächst braucht es hierzu eine gut durchdachte technische Stammdaten Hierarchie. Die meisten Unternehmen sehen dies oft als ihre größte Hürde auf dem Weg zu einem Besseren Ersatzteilpricing an. Dabei sind die meisten Informationen alle vorhanden und können mit Hilfe gut trainierter Large Language Models mit recht wenig Aufwand in eine Form gebracht werden, die mit etwas manuellem Feinschliff eine solide Basis für das ET Pricing bildet. In der Regel kann durch KI der Aufwand hierbei von oft Monatelanger Klassifikationsarbeit auf wenige Tage reduziert werden.
2. Ersatzteilpricing Tools statt Excel: Automatisierung für bessere Preisqualität
Der Umstieg von Excel-Tabellen auf professionelle Pricing-Software ist ein weiterer entscheidender Schritt zur Effizienzsteigerung. Moderne Pricing-Tools ermöglichen automatische Preisberechnungen auf Basis von aktuellen Daten direkt aus dem ERP.
Dadurch werden nicht nur manuelle Fehler minimiert, sondern auch erhebliche Zeitressourcen eingespart. Professionelle Tools bieten darüber hinaus umfangreiche Funktionen, um im Tagesgeschäft anhand von Pricing KPIs gezielt agieren zu können, und bei wiederkehrenden Listenpreisanpassungen Simulationen zu fahren und anhand von Pricingregeln ganze Portfolios auf Knopfdruck zu bepreisen. Unternehmen, die auf automatisierte Pricing-Lösungen setzen, profitieren von einer deutlich höheren Preisqualität und können besser auf Veränderungen in den Kostendaten reagieren.
Die Investition in moderne Pricing Lösungen zahlt sich in der Regel innerhalb weniger Monate nach Implementierung aus in Form von höherer Effizienz und gesteigerten Gewinnmargen aus.
Als freier Pricing Berater bin ich auch Partner von nueprice, der Software für Ersatzteilpricing. Gerne zeige ich Ihnen in einer Demo, wie Sie entsprechende Software auch für sich einsetzen können.
3. Mehr als Cost-Plus: Intelligente Pricing-Methoden einsetzen
Ein gut differenziertes Cost-Plus-Pricing bildet die Basis für weiterführende Preisstrategien. Aufbauend darauf können intelligentere Methoden eingesetzt werden, um das volle Potenzial des Ersatzteil-Portfolios auszuschöpfen. Eine moderne Pricing-Software sollte in der Lage sein, Pricing-Managern die jeweils passenden Preise auf Basis der richtigen Methoden vorzuschlagen – diese müssen dann nur noch geprüft und freigegeben werden.
Dazu zählen unter anderem:
- Family Pricing: Wertbasiertes Pricing für Produktfamilien, bei dem Preise unabhängig von den Kosten an Werttreibern ausgerichtet werden.
- Kit Pricing: Preisstrategien für Ersatzteil-Kits, die den Gesamtwert des Pakets optimieren.
- Wettbewerbsbasiertes Pricing für Fokusteile: Preise für strategisch wichtige Ersatzteile werden anhand von Markt- und Wettbewerbsanalysen festgelegt.
Diese Methoden bauen auf einem fundierten Cost-Plus-Pricing auf und ermöglichen eine gezielte Differenzierung. Durch eine intelligente, softwaregestützte Kombination dieser Methoden lassen sich signifikante Potenziale heben und die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern.
4. Automatische Fehlererkennung und Margenüberwachung
Um die Profitabilität nachhaltig zu steigern, ist es essenziell, fehlerhafte Kostendaten und unzureichende Margen frühzeitig zu identifizieren. Hierbei spielen automatisch generierte Insights eine zentrale Rolle, die den Pricing Manager in der täglichen Arbeit unterstützen. Solche Systeme analysieren kontinuierlich die Daten aus dem ERP und signalisieren sofort, wenn zu niedrige Preise oder falsche Kosteneingaben entdeckt werden. Transparente Dashboards bieten dem Pricing-Manager einen umfassenden Überblick über alle relevanten Kennzahlen und ermöglichen ein schnelles Eingreifen, wenn Anpassungen notwendig sind. Durch die Integration automatischer Warnsysteme können Fehlerquellen nahezu in Echtzeit behoben werden, was nicht nur den operativen Aufwand reduziert, sondern auch die finanzielle Performance verbessert.
Fazit: So transformieren Pricing-Manager ihre Prozesse
Die Optimierung des Ersatzteilpricings fängt mit dem Aufbau einer guten Stammdatenhierarchie an. Unternehmen, die ihre Pricing Prozesse modernisieren, profitieren von höherer Effizienz, besseren Margen und einer stärkeren Marktposition. Durch eine Kombination aus Automatisierung, fundierten Daten und intelligenten Preisstrategien lassen sich nachhaltige Wettbewerbsvorteile erzielen.
Sprechen Sie mich gerne an. In einem gemeinsamen Sparring blicken wir auf Ihre ET Pricing Herausforderungen und besprechen Lösungsansätze für Ihre Pricing Praxis.
